Google Docs y el trabajo colaborativo

El uso de herramientas ofimáticas de tipo online nos van a permitir utilizar aplicaciones del tipo procesador de texto, hojas de cálculo y gestores de presentaciones sin necesidad de tener instalado el software en el equipo, ya que son accesibles de forma online utilizando sólamente el navegador.

Adicionalmente, si estas herramientas son gratuitas, también permitirán el hecho de no pagar u obtener una licencia para poder utilizarlas.

Todas las ventajas que aportan, de forma resumida, serían:

1. no hay que hacer la instalación
2. es independiente del sistema operativo y la versión del mismo que utilicemos, manteniéndose igual aunque cambiemos el ordenador
3. no hay que comprar licencias de uso en el caso de software gratuito
4. los datos se almacenan en servidores
5. los documentos son accesibles desde cualquier sitio, como la aplicación
6. es posible realizar documentos y compartirlos en diversos modos con otros usuarios

Por supuesto, no todo es de color de rosa, pues estas aplicaciones necesitan una conexión a internet de una capacidad media, mínimo una de banda ancha (ADSL, cable...).

De cara a utilizar GDocs en el ámbito del trabajo colaborativo, su uso es bastante claro. Permite la generación de documentos en modo "wiki", donde un documento se comparte en modo edición entre varios usuarios para que le realicen los cambios oportunos todos ellos.

A su vez, tiene una política de permisos altamente flexible, pudiendo permitir incluso que cuando un usuario tenga un modo de compartición del documento (edición, por ejemplo) pueda invitar a otros usuarios a utilizar el documento con sus mismos permisos de edición.

Toda esa capacidad de permisos le brinda una gran agilidad a la hora de realizar un trabajo colaborativo, teniendo usuarios de diversos tipos (lectores y editores) que además puedan delegar (si se desea) invitaciones a que otros usuarios participen.

Adicionalmente, el sistema guarda versiones del documento que se está editando, de tal modo que si se quiere visualizar o recuperar una versión ya realizada siempre sería posible.

Por supuesto, siempre se puede ver quién ha realizado un cambio u otro para obtener una nueva versión del documento, con lo que sabemos la autoria de las operaciones realizadas sobre el documento.

Igualmente, aporta un factor importante en cuanto a su estandarización, ya que permite la descarga de los documentos realizados en múltiples formatos, casi todos ellos estándares en el tipo de documentos ofimáticos; no todos estos formatos son formatos libres (ODF, por ejemplo), pero sí los permite (DOC es el formato de Microsoft aunque también permite ODF de Open Office, por ejemplo)